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Cómo hacer una factura para cumplir con toda la ley y que no tengas problemas luego con Hacienda

Cómo emitir correctamente una factura: los elementos que siempre deben aparecer

La facturación es uno de los procesos más importante entre las pymes y los autónomos. No en vano, supone la finalización de cualquier transacción, la culminación de todo el proceso empresarial. Precisamente por eso, es necesario que cumpla con todos los requisitos legales para no tener problemas con Hacienda.

No obstante, en muchas ocasiones, las facturas pueden contener errores que pueden llevar a las empresas a incumplir con la Ley y, en consecuencia, a ser sancionadas. Por suerte, existen unos mínimos que todos deberíamos tener en cuenta antes de emitir cualquier factura.

Cómo emitir correctamente una factura: los elementos que siempre deben aparecer

Para que una factura sea legalmente válida, debe contener al menos, los siguientes datos.

Los datos fiscales

En todas las facturas deberán aparecer los datos fiscales tanto de quien emite como de quien recibe la factura. Entre ellos, deberás informar el nombre y apellidos de ambos, sus respectivos números de identificación fiscales y sus sedes sociales, salvo en el caso de personas físicas que no desarrollen actividades económicas, en cuyo caso bastará con el nombre, los apellidos y su NIF.

Además, cuando se trate de no residentes ha de constar la localización de su establecimiento permanente.

La numeración

El número de la factura es su identificador. Cada empresa o profesional puede utilizar libremente el número de serie que aplique a sus facturas. Por ejemplo, una empresa puede numerarlas como 0001, 0002, etcétera, mientras que otro profesional puede hacerlo como FRA001, FRA002 y viceversa.

El único requisito es que las facturas deben tener una numeración correlativa que garantice una continuidad numérica. No obstante, cada profesional podrá establecer series diferentes, especialmente cuando la empresa tenga varios centros de facturación.

La fecha de emisión

Todas las facturas deben llevar la fecha de emisión de forma obligatoria, que indica en qué momento se ha producido la entrega del producto o la prestación del servicio, y que deben guardar relación con el número de factura. Por ejemplo, en dos facturas no será posible que una de ellas tenga un número de factura anterior a la otra con fecha posterior.

A efectos fiscales, esta fecha nos indicará el periodo en el que esa factura se va a declarar, especialmente en todo lo que tiene que ver IVA, un impuesto que la mayoría de profesionales liquidan de forma trimestral a través del modelo 303. Por ejemplo, si una factura se ha emitido con fecha 01/03/2022, deberá declararse en el primer trimestre de 2022.